電子郵件模組使用手冊 - 閱讀郵件

登入系統進入Virtual Office『首頁』：(如下圖)

點擊畫面上方選單列中『電子郵件』圖示：(如下圖)

即進入電子郵件頁面：(如下圖)

讀取電子郵件：

在電子郵件畫面左方可見到『郵件匣列表』，右方區域則為使用者選取郵件匣之郵件列表；所有寄給使用者的郵件進入系統後，

均置放於『收件匣』中，若使用者建立有郵件規則時，則當使用者點擊『收件匣』後，系統便依照使用者所建立的郵件規則，

將郵件分發至各該屬的郵件匣中，其餘未符合任何規則之郵件，仍將留存於『收件匣』中。

在電子郵件畫面右方郵件列表中，顯示文字為『粗體』者，即表示該郵件為使用者尚未讀取之郵件，點擊任一郵件『主旨』，

即可展開閱讀該郵件內容；分別點擊各郵件匣，進入各該郵件匣後，便可以讀取各該郵件匣中之所有郵件。

符號簡介：

在郵件列表中點擊此符號時，系統便將該郵件匣中同屬該郵件主旨的郵件， 依照時間先後順序呈現於同一頁面之中，方便使用者查閱該主旨之往來內容。

見此符號，即表示該封郵件中有附件。

見此符號，即表示該封郵件為HTML格式。

見此符號，即表示該封郵件已回覆過。

閱讀郵件內容：

展開電子郵件，見到之郵件閱讀畫面如下圖所示：

各按鈕及連結選項之說明如下：

『回覆』：

郵件閱讀後，如欲即刻回覆寄件人時，請點擊『回覆』按鈕，在文字輸入區中鍵入欲回覆內容，

接著按下『送出』便完成郵件回覆工作。

『全部回覆』：

使用者打開一封郵件，見到在『收件者』欄位或是『副本』欄位中有其他人之資訊時，

即表示使用者並非該郵件之唯一收件者(此情形在群組作業時常常發生)，若使用者所回覆內容係欲告知所有收到該郵件之人時，

點擊『全部回覆』按鈕，在文字輸入區中鍵入欲回覆或告知內容，接著按下『送出』便可將郵件回覆給所有收到此郵件的人。

『轉寄』：

使用者欲將郵件轉交不同的收件者時，點擊『轉寄』按鈕，如需告知額外訊息便在文字輸入區中鍵入欲告知內容，

接著按下『送出』便完成郵件轉寄工作。

『編輯此郵件』：

使用者若需在所打開郵件內容中增加附註或其它內容時，可點擊『編輯此郵件』按鈕，在郵件內容區中輸入欲增加之附註或內容，

然後在收件者欄位中填入自己的電子郵件地址，若臨時想將所加註內容轉告其他人時，

也可以在『收件人』欄位或『副本』欄位中填入其他人電子郵件地址，接著按下『送出』便完成『編輯此郵件』工作。

『刪除此郵件』：

郵件閱讀後，認為該封郵件不需保留，點擊『刪除此郵件』鈕，即可將該郵件直接刪除。

貼心提醒：

所刪除之郵件係送往『垃圾桶』郵件匣，若使用者發生誤刪狀況時，可點擊『垃圾桶』郵件匣，於郵件列表中找到該郵件，

點選該郵件主旨前核取方塊，然後從『移至』鈕旁下拉式選單中選取欲移往之郵件匣名稱，點擊『移至』按鈕，即可將該誤刪郵件取回。

『移至』：

由下拉式選單中選擇欲置放的郵件匣名稱，然後點擊『移至』按鈕，即可將郵件移至該郵件匣中。

『列印』：

點擊此連結，便會呼叫使用者所使用本地端電腦之『預設印表機』，請依印表機操作頁面之指引，將所展開郵件列印出來。

『顯示原始碼』：

點擊此連結，便會開啟一個新的視窗，將已打開郵件的所有原始碼呈現出來，使用者可在該原始碼頁面中尋找所需資訊。

『下一封』：

點擊此連結，系統即為使用者打開所處郵件匣中下一封未讀郵件，若該郵件匣中已經沒有未讀郵件時，

則會彈出訊息視窗告知使用者已無新郵件。

『加入通訊錄』：

打開郵件後發現新的寄件者資訊，若欲將該寄件者儲存於通訊錄時，點擊此連結。

『封鎖此寄件人』：

打開郵件後發現所展開的郵件為垃圾郵件，或往後不欲再接到該寄件者所寄發之郵件時，請點擊此連結，

將該寄件者加入『黑名單』中。

貼心提醒：

若欲解除某寄件人之封鎖或誤將某寄件者加入了黑名單，請至『控制台』→『郵件管理』頁面中的『黑名單』段落中，

將文字輸入框中該寄件者郵件地址刪除即可解除封鎖。

『附件』：

當使用者打開一封帶有附件的電子郵件時，在郵件內容顯示區域的最上方，可見到附件的『檔案名稱』、

『容量大小』、『 』與『 』四項與該郵件附件相關的資訊或功能連結，使用者可由下列三種狀況擇一操作之：

1、直接點擊檔案名稱，若為系統可讀取之檔案格式(如：JPG、GIF、...等圖檔)，則系統將在瀏覽器中直接為使用者打開該附件內容；

若不是系統可讀取展開之附件，則會提醒使用者將此檔案下載至本地端電腦，下載完成後再利用相關軟體打開該附件。

貼心提醒：

某些檔案格式在瀏覽器中能否展開，也關係到使用者所使用網頁瀏覽器之功能而定，如PDF格式檔案，

便須在瀏覽器中裝有『PDF讀取外掛程式(PDF Plugin)』方能在網頁中展開檔案。

2、點擊欲轉存附件名稱後面的『 』功能連結，將附件直接轉存於使用者在本系統中之『檔案庫』，

依照頁面操作指示，即可輕易地將檔案存放至檔案庫指定位置中。

貼心提醒：

若附件為群組作業中所需之共同檔案時，可利用本系統『檔案遞送(Drop to)』功能或『檔案分享』功能來跟群組成員共用該檔案，

而不需要群組中每位成員都同時擁有該附件；或可將該檔案上傳至相關模組中(如：專案管理、工作流程、...等)，

也可節省使用者的個人儲存空間資源。

3、當附件已經閱讀過或已下載至本地端電腦或已轉存至檔案庫中或不再需要時，若使用者只需保存郵件內容而不需保存該附件，

請點擊不欲繼續保存依附於該郵件之附件名稱後『 』圖示，即可將該附件單獨刪除。

貼心提醒：

使用者在本系統中可運用之儲存資源，係由系統管理者所劃分，並非可以無限制使用，因此，一般如校稿之郵件附件、

朋友同事間轉寄休閒內容郵件之附件或專案管理進行中所需之附件，通常會下載至本地端電腦或將附件存放於群組作業的共同操作空間中，若使用者對於電子郵件內容有保存需要，但附件則不需繼續保存於電子郵件內時，便可以將該附件刪除，把個人儲存空間資源空出來。

此外，使用者寄出帶有附件之郵件，該郵件在寄出前有勾選『保留郵件副本』，若該郵件不會再轉寄而使用者只需保留郵件內容時，

請至『寄件備份』郵件匣中，點擊展開該郵件，將該郵件內之附件刪除，以節省個人儲存空間資源。

『AVO系統功能』之顯示：

在AVO系統中，各模組與所屬群組成員之資訊流通係依靠電子郵件作為傳遞媒介(如：專案管理模組、工作流程模組、

業務銷售管理系統模組、...等)，使用者依照在各該模組中所屬身份，將會接收到由各功能模組主動發出之訊息更新內容；

使用者在收到該類型郵件時，可在郵件內容的最下方見到 "點此連結進入『發出郵件模組名稱』" 之連結，當使用者點擊該連結，

便可直接進入各該模組需要關注之段落中，因此便可很輕鬆的進行所需事項的維護工作。

『郵件讀取格式的設定』：(如圖共有四個選項)

顯示內容圖片：

若郵件附件係圖片格式(如：JPG、GIF、...等)，勾選此項後，當使用者打開該電子郵件時，

系統將主動為使用者於該郵件內容末端顯示圖片內容；若未勾選時，使用者需將該圖片附件下載至本地端電腦後，

方能利用看圖軟體顯示該圖片。

貼心提醒：

建議使用者將這個選項設置成為固定選擇的選項，不須在閱讀郵件後取消勾選；

因為，若使用者因故臨時未能使用自己的電腦查看電子郵件時，此功能將非常方便；

另外，如果該附件檔案容量過大或網路頻寬不足時，有可能需要耗費較多時間圖片方能完全顯示出來。

使用HTML：

若郵件之原始編輯格式為HTML型式，勾選此項後，當使用者打開該電子郵件時，

則螢幕上可準確地顯示出寄件者所編寫的HTML格式郵件內容；若未勾選時，

系統將以 "純文字" 模式來顯示該封郵件內容，其餘HTML格式均將被忽略掉。

貼心提醒：

建議使用者將這個選項設置成為固定選擇的選項，不須在閱讀郵件後取消勾選；

因為，現下坊間的郵件編輯軟體幾乎均支援HTML格式之編輯，一般用戶也都習慣於利用HTML格式來編輯郵件，

將此選項固定，往後便不須常常切換顯示格式。

允許程式執行：

若該封郵件內含有可 "自動/手動" 執行的程式，勾選此項，當使用者在打開該電子郵件後，才能夠 "自動/手動" 執行該程式。

請注意：

非不得已不建議使用者勾選此項，若臨時有需求勾選了此項，於應用結束後務必記得立即將此選項之勾選取消；

因為，電腦病毒、木馬程式、蠕蟲程式、...等有害程式常常利用此方式來散佈，若使用者勾選了此項未取消，

當打開一封內含有自動執行程式的電子郵件時，該程式將立即自行啟動。

允許外來資源：

以HTML格式撰寫之電子郵件，在版面顯示效果或為了減少郵件容量的考量下，

常常以 "連結外部資源" 之方式來編輯電子郵件，若未勾選此項時，則可能影響該郵件內容之閱讀；若勾選此項，

則可順利閱覽該郵件內容。

請注意：

不得已不建議使用者勾選此項，若臨時有需求勾選了此項，於應用結束後務必記得立即將此選項之勾選取消；

因為，當郵件透過連結向外部提出資源需求時，有可能同時將使用者隱私資訊外傳給資源提供者或其他第三方，

或當外部資源進入本地端後，也有可能變身成為有害內容。